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天津城建大学审计档案管理办法

2020-10-30  点击:[]

天津城建大学审计档案管理办法

第一条为了规范审计档案工作,提高审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国档案法》、《内部审计具体准则——审计档案工作》,结合学校档案管理工作的相关规定和审计工作的实际情况,制定本办法。

第二条本办法所称审计档案,是指审计处和内部审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条 本办法所称审计档案工作,是指审计处对应纳入审计档案的材料(以下简称审计档案材料)进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用的活动。

第四条本办法适用于审计处从事的内部审计活动。接受委托、聘用的外部单位或人员,承办或者参与内部审计项目,形成的审计档案材料应当交给学校,并遵守本办法。

第五条 内部审计人员遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷,谁审计、谁立卷的原则,在审计项目实施结束后,及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料,进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第六条 内部审计人员按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第七条 审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第八条内部审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。

第九条审计档案材料主要包括以下几类:

(一)立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

(二)证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

(三)结论类材料:审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等;

(四)备查类材料:审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十条 审计档案材料应当按下列四个单元排列:

(一)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

(三)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(四)备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十一条 审计档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十二条除审计活动中直接形成的档案外,下列档案也由审计处档案管理人员负责归档:

1.上级部门及学校领导对审计工作的指示、批复及有关规定、办法、通知等文件;

2.学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

3.群众来信、来访记录;

4.其他与审计有关的档案。

第十三条审计档案主要包括下列要素:

1.案卷封面;

2.卷内材料目录;

3.卷内材料;

4.案卷备考表。

第十四条 内部审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十五条 内部审计人员(立卷人)完成归类整理,经项目负责人审核、档案管理人员检查后,按规定进行编目和归档,向审计处档案管理员办理移交手续。

第十六条 审计处设兼职档案管理员一人,负责审计档案的编号、归总,按照学校归档部门统一要求完成归档上报工作。遇人员变动时,应按要求做好审计档案资料的交接工作。

第十七条 审计业务档案每年按期向学校档案部门归档,随用随调。为了方便查阅,近一年的审计业务档案由审计处负责保管,一年以上的审计业务档案按学校档案室要求如期向学校档案室移交。审计档案保管期限按学校档案室有关规定执行。

十八 借阅审计档案,一般限定在审计处内部。审计处以外或学校以外的单位查阅或者要求出具审计档案证明的,必须经审计处负责人或者分管校领导批准。国家有关部门依法进行查阅的除外。

第十 审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。

十条 本办法自发布之日起施行。

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